Office XP 的39項密技   Leave a comment


Office是目前最多人用的文書處理軟體了,但是底下的39項祕技卻不是每個人都知道的囉~~你知道幾項呢?

 

1.快速定位——書籤

在需要定位的位置,選取「插入」菜單中的「書籤」命令,打開書籤對話框;在其中,設置好書籤名後,按「添加」即可;
在同樣的對話框中,選擇一個書籤,單擊定位即可。
專家點評:
知道書籤功能的用戶不在少數,不過使用書籤的人卻為數不多,也許是我們的文檔多不夠大吧?實際上書籤除了定位功能外還有很多作用,如很多和書籤有關的Word域;文檔內的超級鏈接以及文檔目錄

2.使用自定義序列排序

使用自定義序列排序 在Excel排序對話框中選擇主要關鍵字後單擊選項,可以選擇自定義序列作為排序次序,使排序方便快捷且更易於控制。順便說一下,排序可以選擇按列或按行,我以前如果排行的順序都是選擇性粘貼轉置,排完序後再轉置
專家點評:
自定義排序只應用於「主要關鍵字」框中的特定列。在「次要關鍵字」框中無法使用自定義排序次序。若要用自定義排序次序對多個數據列排序,則可以逐列進行排序。例如,如果要根據列A或 列B進行排序,可先根據列B排序,然後通過「排序選項」對話框確定自定義排序次序。下一步就是根據列 A 排序。

3.在PowerPoint中巧妙插入新幻燈片

在編輯PowerPoint時,不時的要插入一張新幻燈片,採用點擊「插入」-「新幻燈片…」-「請選取自動版式」-「確定」,的確過於繁瑣,有捷徑嗎?有。如果想在當前幻燈片的後面插入一張新幻燈片,試一試「Shift+Enter(回車鍵)」,奇妙吧!當然了「Ctrl+M」也可以。不信?你試試看.
專家點評:
在格式工具欄中有一個新幻燈片按鈕,也是一個快速插入新幻燈片的方法;如果偏愛快捷鍵,則建議使用「Ctrl+M」。「Shift+Enter(回車鍵)」在不同的視圖和狀態下會有不同的作用,僅在幻燈片縮略圖窗格中選定一張幻燈片的情況下,才能起到插入一張新幻燈片的作用。

4.平均Word文檔的分欄

我們在對Word文檔進行分欄的過程,往往會遇到最後一頁的欄是不等長的,其實,你只要將定位插入點到文檔末尾,然後選擇「插入|分隔符」命令,在彈出的對話框中選擇「連續」單選按鈕,然後「確定」,這時候最後一頁的欄也變成等長的了。
專家點評:
本方法將在分欄內容的最後插入一個連續型分節符。我通常的作法是,先在內容後面插入一個空行,但分欄時不選中此空行。與上述方法是異曲同工。如果僅對文檔中間的一部分分欄,則直接分欄即可,不必這麼麻煩。

5.更快速的「全部保存」

有文章介紹過,在Word 2000中想保存多篇打開的文檔,可以按住Shift鍵,選擇「文件」菜單中的「全部保存」即可;其實有更快速的方法:可以按住Shift鍵,然後鼠標單擊常用工具欄上的「保存」按鈕,這時「保存」按鈕的圖標就變成「全部保存」的圖標,鬆開鼠標,即保存完畢。
專家點評:
這是我盼望已久的一個技巧。實際上這種方法在Excel中更多,例如在按下Shift時單擊打開按鈕則可以實現保存的功能,反之亦然。讀者可以這樣來試驗,先按下Shift,再單擊一個按鈕不要鬆開鼠標按鈕,觀察按鈕的圖形是否改變為其它,然後移開鼠標即可。

6.如何群發郵件

在OUTLOOK「聯繫人」中選定所需收件人,從「工具」菜單中選擇「郵件合併」命令。在對話框中選擇適當的選項後單擊確定。
在出現的WORD文檔中輸入郵件內容,從「郵件合併」工具欄中選擇「合併到電子郵件」,再按「確定」。OUTLOOK就會把您所想要發的文檔發送出去了。
專家點評:
郵件合併功能最早是為發送批量的普通郵件設計的。現在也可以批量發送電子郵件。也許您會質疑:電子郵件的收件人、抄送和密件抄送可以有多項,何必批量發送?實際上,我一開始也是這麼認為的,直到有人開發了一個發送工資條的系統,我才意識到:微軟不做沒用的事

7.Word 表格計算

在Word 2000的表格中,可以進行比較簡單的四則運算和函數運算。其使用方法是:將插入點定位在記錄結果的單元格中,然後打開「表格」下拉菜單中的「公式」命令,出現對話框後,在等號後面輸入運算公式或「粘貼函數」。計算公式可引用單元格,表格中的列可用A、B、C…等表示,行數用1、2、3…表示
專家點評:
Word表格的計算功能雖然無法和Excel相比,但卻遠遠超出一般人對於「簡單」的想像。除了四則運算、乘方、百分數和等式不等式外,另有求和、取整等18個函數可供選用,如果定義了書籤,還可以引用書籤進行計算。

8.Word斜線表頭

將插入點定位在單元格中。然後執行「表格」菜單中的「繪製斜線表頭」命令,當出現對話框後,選擇「表頭樣式」(共有5種可選擇),分別填入「行標題」(右上角的項目)、「列標題」(左下角的項目)和「數據標題」(中間格的項目)以及「字體大小」等,最後按確定退出。刪除斜線表頭的方法是,單擊要刪除的斜線表頭,當周圍出現選定標記時,按[Del]鍵即可刪除該斜線表頭。
專家點評:
最簡單的表格只有行列2維。在手工處理數據的年代,為了能夠在一張表格中反映盡可能多的信息,人們使用了斜線表頭等結構複雜的表格。但數據庫管理系統出現之後,我們只使用結構最簡單的表,原來的複雜結構則通過表之間的關係來表達。因此,一般說來,斜線表頭會導致表格結構複雜而不利於自動處理。

9.快速重複輸入

在WORD中當輸完一些內容後,同時按下ALT與ENTER鍵則剛才輸入的內容會被自動拷貝一遍,並且適用於拷貝粘貼後的重複粘貼。
專家點評:
其實這個快捷鍵對應的就是編輯菜單中的「重複」命令。不過這個命令有3個快捷鍵,大家熟悉的是屏幕提示的Ctrl+Y,也有人用功能鍵F4;本技巧給出的則是它的第3個快捷鍵。

10.送你一個外出「小秘書」

在Outlook 單擊「工具」菜單中的「外出時的助理程序」項。在對話框中點選「我目前外出」選項後,點下方的「添加規則」。在「編輯規則」對話框中設置規則。如:選擇執行下列*作中的「答覆」選項,編輯模板(點模板按鈕)並保存,然後確定所有項目。這樣,以後你外出的話如果有人給你寫信,你可通過次助理程序來自動答覆他們,告訴他們如有要事如何與你聯繫。
專家點評:
此功能屬於Outlook服務器端的郵件規則,需要Exchanger Sever的支持。否則可能根本無法找到該菜單命令。

11.Outlook時間的自然語言支持

在Outlook的約會、任務和會議要求等窗體中,都有時間/日期等,一般情況下我們直接輸入日期或者選擇日期。其實還有一種高級用法:只要輸入表示日期的詞語就可以獲得對應的日期。這些表示日期/時間的詞語主要有:1-表示日期的常見詞,如:現在、Today、今天、明(昨)天、前天、大前天、大後天等,中英文均可;2-數字:代表當月的日期,注意不要超過 31,數字或中英文大小寫均可;3-節假日:如國慶節,元旦,建軍節、 聖誕節等;4-星期:如星期五、禮拜一等;5-表示日期的複雜短語,如今天+20天、7.1+10day, 2 days later等.
專家點評:
這是一種人性化設計,在計劃若干天後的工作時,因無需掐算,該方法比從日曆中選擇日期更為方便。

12.改變文字方向

只要把字體設成「@字體」,如「@細明體」就可以令文字逆時針旋轉90度了。這種方法對於設置與正文同方向的頁眉頁腳是非常有用
專家點評:
如果通過「文字方向」命令修改文字的方向,則會自動添加一個「下一頁」類型的分節符。而本方法則可以將不同方向的文字在同一段落中顯示。

13.字符與Unicode代碼的互換

首先,輸入一個需轉換的字符。接著,將光標移至它的右邊。最後,按下組合鍵:Alt+X。此時,Unicode字符便展現在你眼前;反之,若需將Unicode代碼轉換為字符時,和上邊*作一樣。先輸一組Unicode字符,還是將光標移至它的右邊,按下組合鍵:Alt+X
專家點評:
記住某些特殊字符的Unicode代碼是有用的,一般也可以在插入符號的對話框找到。而查閱Unicode代碼,則很難找到更簡單的方法了。

14.在Excel中輸入人名時使用「分散對齊」

在Excel表格中輸入人名時為了美觀,我們一般要在兩個字的人名中間空出一個字的間距。按空格鍵是一個辦法,但是我們這裡有更好的:我們以一列為例,將名單輸好後,選中該列,點擊「格式—單元格—對齊」,在「水平對齊」中選擇「分散對齊」,最後將列寬調整到最合適的寬度,整齊美觀的名單就做好了。
專家點評:
本技巧給出了一個很好的例子,同時還帶出了一個原則:永遠不應使用空格或空行來調整對象的位置,因為它很難控制,且適應性差,可能導致意想不到的結果。在本例中,如果名字中間有空格,查找時若忘了這個空格則會很麻煩

15.快速選定Excel區域

在Excel中,要想在工作簿中快速選定某塊區域,只需單擊想選定的區域的左上角單元格,同時按住Shift鍵不放,再單擊想選定的區域的右下角單元格即可。另:按住Ctrl鍵再用鼠標可任意選定多個不相鄰的區域。
專家點評:
事實上選定區域和順序無關,只需首先選定矩形區域的一個角的單元格,再按下Shift的同時單擊對角單元格。此2種選定方法同樣適用於Word 2002,但Word 2002以前的版本不支持選定多個不連續區域。

16.插入水印

要想在Word 2000的文檔中添加自己喜歡的「水印」,只要雙擊「格式」菜單,選擇「背景」命令,再選擇「水印」,出現關於「水印」的設置攔,你可以在「文字」欄裡寫入自己喜歡的文字(公司名稱等)即可。一般在「顏色」欄裡選擇「灰色」。
專家點評:
Word老用戶還記得在6.0中插入水印的方法嗎?對了,在頁眉頁腳視圖中通過圖文框插入!到了2002,則不僅可以通過本技巧中的方法插入文字水印,更可以直接選擇圖片插入水印。現在的Office用戶真幸福啊!

17.Excel自帶的示例文件

在:\ProgramFiles\Microsoft Office\Office10\Samples 文件夾中有兩個EXCEL示例文件SAMPLES:主要包含工作表函數,條件格式,數據有效性,圖標標誌,重複任務,數組,API示例,事件,自動化,ADO等演示數據,對學習Excel使用很有幫助SOLVSAMP:是用來學習加載宏”規劃求解”的一個示例文件,當中包含6個方面的應用:產品組合、貨物傳送、排班組合、最大收益、投資方案和電路設計.
專家點評:
無論您是初學者,還是熟練用戶,這兩個文件都會對您有很大的幫助。注意:要使用規劃求解,需要先加載規劃求解加載宏。方法是從工具菜單中選擇加載宏命令,在對話框中選中規劃求解即可。

18.找回丟失的Word文件

單擊「打開」按鈕,選「文件類型」框中的「所有文件」選項。在文件夾列表中,雙擊含有打開備份文件的文件夾。單擊「視圖」按鈕。在「名稱」欄中,文件名顯示為「XX備份」,在「類型」框中,文件的類型顯示為「microsoft word備份文件檔」。找到該文件並雙擊。則打開該文件。(要找會丟失文件的前提是,必須在word中設置成「保留備份」,並且文件已經保留了備份。)
專家點評:
啟用保留備份的方法是從工具菜單的選項命令,在保存選項卡中,選中保留備份。此後每次保存文檔時,都以備份副本的形式複製文檔的前一版。每個新的備份副本會替換前一備份副本。Word 會將備份副本(以 .WBK 為文件擴展名)與原文檔保存在同一個文件夾中。如果選中「保留備份」復選框,Word 將自動清除「允許快速保存」復選框,因為 Word 只能在執行完整保存時創建備份副本。

19.Excel 2000中選定超級鏈接文本技巧

如果需要在Excel 2000中選定超級鏈接文本而不跳轉到目標處,可採用如下*作方法,單擊包含超級鏈接文本的單元格,按住鼠標左鍵至少一秒鐘,然後釋放鼠標,這時就可以選定超級鏈接文本。
專家點評:
在Excel 2002中,當指向該單元格時,除了會提示鏈接地址外,也會提示單擊一次可跟蹤鏈接;單擊並按住可用於選定單元格。不過在Word中,默認需要Ctrl+單擊來跟蹤鏈接;而PowerPoint中,則是在播放時單擊才能跟蹤鏈接。

20.給Outlook個人文件夾( .pst文件)加把鎖

在「文件」菜單上,單擊「數據文件管理」。 單擊需要的 .pst 文件,再單擊「設置」。 單擊「更改密碼」並在框中輸入舊密碼和新密碼。一般最初密碼為空。 單擊「確定」。
專家點評:
Outlook個人文件夾包含了在Outlook中可以查看的所有信息,或者是這些信息的備份。因此,加密管理是一個好方法,不過千萬不要忘記密碼,否則就再也無法打開它了。

21.製作有顏色的公式

使用office自帶的公式編輯器製作出的公式都是黑色的,使用通常的辦法無法改變公式的顏色,不過可以使用給公式添加陰影的方法,改變公式的顏色。在公式編輯器中做好一個公式,回到編輯狀態,通過”視圖”-”工具欄”-”繪圖”,調出”繪圖工具欄”,單擊”繪圖工具欄”中的”陰影設置”按鈕,選擇其中的”陰影樣式17″或者”陰影樣式18″,為公式做一個陰影,再點選”陰影設置”按鈕中的”陰影設置”選項,彈出”陰影設置”工具欄,調整陰影的位置,使陰影與公式重合,再通過設置陰影顏色,從而改變公式的顏色。
專家點評:
其實在Word或Excel中通常並不需要改變公式編輯器對象的顏色,因為默認情況下,就是白底黑字。但在PowerPoint中的情況就不同了,在深色背景的情況,公式可能幾乎無法看清。雖然這可能不是所謂「正式」的功能,但它確實解決問題。

22.活用WORD的特殊字符替換功能

點「編輯」下「替換」,選擇「高級」。在「查找內容」和「替換為」中使用「特殊字符」可以實現許多你意想不到的功能。比如,網上常有一些文本不到一段就換行或者兩行間還有個空行。用手工刪除整篇文章中無用的換行符十分麻煩。使用替換功能,在查找內容中輸入兩次「段落標記」,在替換為中輸入一個「段落標記」進行替換。數千個沒用的空行瞬間清理就完畢了。使用該高級替換功能還可實現許多特殊的編輯功能。大家自己去嘗試吧!
專家點評:
此技巧有一定的限制,而且不一定可以一步清除所有多餘的空行。因此如果使用Word 2002,可以把粘貼的智能標記和本技巧結合使用。

23.最大化和還原窗口的技巧

除了正常的按右上角的最大化和還原按鈕,調整窗口之外,我發現了還有兩個地方可以完成同樣的調整。你也許會說,第一種是雙擊標題欄,可以在最大化和還原之間變化,我說對,這就是第一種方法。那麼第二種呢,我先問你有辦法嗎?我告你吧,在水平和垂直的滾動條的交叉處雙擊鼠標鍵,還不要說真的在最大化和還原之間變化。舉一反三吧,這樣的技巧要不都讓我發現了。
專家點評:
也許您認為這屬於Windows的技巧而不是Office的技巧。其實準確地說,它是Word的技巧。因為我還沒有找到別的那個程序支持這個*作的功能。很難得哦!

24.獲得郵件傳遞結果通知

對所有郵件都設置送達或閱讀通知
在「工具」菜單上,單擊「選項」。
單擊「電子郵件選項」。
單擊「跟蹤選項」。
選中「已讀回執」或「送達回執」復選框。

25.對單個郵件獲得通知

在郵件中,單擊「選項」。
在「投票和跟蹤選項」之下,選中「請在送達此郵件後給出『送達』回執」或「請在閱讀此郵件後給出『已讀』回執」復選框。
專家點評:
由於歷史的原因,普通的電子郵件甚至Internet不被認為是可*的通信方式。但作為一種重要的甚至是主要的通信方式,回執功能可能會帶來很大的方便。雖然由於接收方或回執丟失的原因,沒有收到回執並不意味著對方沒有收到郵件;但如果收到回執,則可以肯定對方收到了郵件。

26.使用PowerPoint製作相冊

啟動PowerPoint新建一個幻燈文件,執行插入菜單內圖片子項下的新建相冊命令打開相冊對話框,在該對話框中選擇要放入本相冊的圖片,並在完成圖片調整及相冊版式的設置後單擊創建按鈕關閉對話框回到幻燈編輯模式,編輯相冊封面,繼續完成幻燈動畫、切換、背景、聲音等設置,最後保存文檔,您就可以和您的朋友一起慢慢欣賞自己製造的精美相冊了。
專家點評:
相冊是PowerPoint 2002的新增功能,儘管不通過此功能也可以製作相冊。但該功能可以更快捷、更自動化地完成工作。

27.使用Word漢英互譯

中文版Word中支持英漢、漢英互譯,方法是將光標定位在要翻譯的詞,或者選中目標詞彙,然後按下Alt+Shift+F7即可出現一個對話框,其中有翻譯後的詞彙。
專家點評:
這個功能從Word 6.0就已經有了,到了Word 2002則發展到極致。還可以借助Internet進行9國語言的全文互譯。

28.如何消除縮位後的計算誤差

有時我們輸入的數字是小數點後兩位數,但是在精度要求上只要一位,縮位後顯示沒問題,但其計算結果卻是有誤差的。解決方法是「工具-選項-重新計算」中,勾選「以顯示值為準」。這樣計算結果就沒有誤差了。
專家點評:
事實上並不是計算上有誤差,而是顯示設置的四捨五入。採用本技巧提供的方法,可以解決顯示中的問題,但同時會改變數值的精度,在使用前Excel會給您一個警告。

29.在Outlook中實現快速郵件檢索

在使用Outlook時經常要對符合某些條件的郵件進行檢索,但如果每次都重新設置搜索條件*作起來比較麻煩,可以按照下面的方法實現快速檢索郵件。啟動Outlook後選擇「工具」——「高級查找」——在高級查找對話框中填入您的具體檢索條件——單擊「文件」——「保存搜索條件」——選擇路徑並填入文件名——單擊「確定」,設置完成。今後您可以在不需要啟動Outlook的情況下直接雙擊剛才保存的檢索文件,程序會自動搜索出您需要的郵件,非常方便。
專家點評:
搜索人人都會,有人多次使用相同的條件進行搜索,似乎並未覺得有多麻煩。試試這個技巧吧,就算您的工作不忙,早點作完休息一會也好。

30.使用Outlook過濾電子郵件

如果您不想收到某人的電子郵件可以在Outlook中這樣*作:工具——規則嚮導——新建——郵件到達時檢查(下一步)——發件人電子郵件地址中包含特定詞語——單擊特定詞語填入要阻止的email地址(下一步)——將其永久刪除(單擊兩次下一步)——選中「立即對已在收件箱中的郵件上運行此規則」和「啟用此規則」(完成)。這樣設置後就再也不會接收到某人的郵件了。
專家點評:
郵件規則可以非常靈活地管理您的電子郵件,各種條件和*作的組合數以十萬計。如果收到了不想看到的郵件,可以利用「組織」中的「垃圾郵件」功能快速創建處理規則。

31.快捷鍵之快捷鍵

同時按下Ctrl+Alt+「+」(數字鍵盤上的加號鍵),這時鼠標符號會變成一個奇怪的形狀。 將這個鼠標符號移動到菜單上或工具欄上,左鍵單擊您想指定的菜單命令或工具欄上的命令按鈕便會自動彈出「自定義鍵盤」對話框,將光標放到「請按新快捷鍵」輸入框中,按想要新建的快捷鍵。按下新的快捷鍵以後,輸入框中會顯示您的快捷鍵組合。在「當前快捷方式」文本框裡選中要刪除的快捷方式,單擊「刪除」可以去除不需要的快捷鍵。
專家點評:
也就是幾天以前,我在MSDN上看到了美國微軟一位美眉寫的關於覆蓋Word內置功能的文章,其中提到了這個技巧。我可以告訴各位那個奇怪的形狀有多奇怪: 。輸入2318後再按下Alt+x可以得到它。高手越來越多,我若不抓緊時間賣弄一下,怕是就沒機會了。

32.Office使用技巧:快速選擇Excel工作表

在Excel中,要在一個有很多個工作表的工作簿中快速的選擇某一個工作表,只需將鼠標指針移到工作薄左下角的工作表滾動軸(Sheet Tabs),然後點擊右鍵,在快捷菜單中選擇你想要的工作表。
專家點評:
我們的注意力常常集中在如何在同一個工作表中定位。這個技巧對於Excel老手也許頗有幫助,一般人看來,他們的工作簿通常有太多的表。

33.讓FLASH影片在POWERPOINT中酷閃

右擊工具欄,在彈出菜單中單擊「控件工具箱」,再單擊右下角的「其他控件」,在彈出菜單中選擇「Shockwave Flash Object」,然後用鼠標(此時成十字形)在頁面上拉出一長方形(該長方形大小即FLASH影片大小,可調整),在選中該長方形的情況下單擊控件工具箱左上角的屬性按鈕,在彈出的屬性對話框中找到Movie一項,在其後的空格中輸入FLASH影片的路徑和完整文件名(也可為URL路徑),單擊放映後即可在POWERPOINT中放映FLASH影片。
專家點評:
看著題目就夠酷的了,您要真照著做一個幻燈片出來那就更酷了。不只是PowerPoint可以酷閃,Word和Excel同樣可以酷一把,方法嗎…酷似!

34.如何將數據庫直接轉換為word表格?

視圖—〉工具欄—〉數據庫—〉調用數據庫快捷工具欄後單擊插入數據庫按鈕—〉選擇數據源—〉瀏覽找到所需要插入的數據庫(表),當然首先確定使插入access數據庫還是vfp、dbase等類型數據表—〉選擇所需要插入的字段—〉確定—〉調整。
專家點評:
Word可以導入數據庫,沒想到吧?豈止可以導入,還可以動態刷新。可以處理字段和記錄,活脫脫一個小DBMS。

35.通過雙擊格式刷可以重複複製格式

多數word使用者知道:選中一部分文字時,按下格式刷可以取出所在位置或所選內容的文字格式,用這一個刷子去刷別的文字可實現文字格式的複製。但每次刷完後,格式刷就變成不可用。如果希望重複複製格式,就要不停地重複上述過程。有一個技巧可避免上述的繁瑣步驟:通過雙擊格式刷,可以將選定格式複製到多個位置。若要關閉格式刷,按下ESC鍵或再次單擊格式刷即可。
專家點評:
這是一個很好的技巧,類似的還有繪製自選圖形時,也可以雙擊以繪製多個。任何時候,如果您覺得使用Office有些不方便,也許您就要發現一個新的技巧了。

36.定義印刷樣式的頁眉

印刷製品的頁眉經常是章節標題加頁數,十分漂亮,其實word也可以達到這個功能
1、插入頁碼:位置–頁眉,對齊方式–外側
2、分別在奇數頁頁眉和偶數頁頁眉插入域代碼:styleREF “標題 1″ (其中”標題 1″為你想使用的樣式名稱)
3、通過製表位調節顯示位置使其美觀
4、根據章節劃分應用樣式後,頁眉自動顯示相應的標題
如果你有雙面打印機,那打印出的成品將和印刷品一樣。
馬上去試一下吧
專家點評:
不知是作者疏忽還是筆誤,我知道可以分別在奇數頁引用「標題1」,而在偶數頁引用「標題2」;換言之,正面引用章標題,背面引用節標題,這樣豈不更像一本書,而且是絕對精美的書?

37.隱藏單元格中的所有值

有時候,我們需要將單元格中所有值隱藏起來,這時你可以選擇包含要隱藏值的單元格。選擇「格式」菜單中「單元格」命令,單擊「數字」選項卡,在「分類」列表中選擇「自定義」,然後將「類型」框中已有的代碼刪除,鍵入「;;;」(三個分號)即可。
專家點評:
您也許奇怪為什麼會這樣,其實單元格數字的自定義格式是由正數、負數、零和文本4個部分組成。這4個部分用3個分號分隔,那個部分空,相應的內容就不會在單元格中顯示。現在都空了,當然就都不顯示了。不過這只是一步,要真得讓別人看不到,還需要做些工作,等著您來告訴我們吧。

38.Excel小技巧

Excel 2002新增了一項「文本到語音」功能,利用這項功能我們可以讓Excel工作表開口說話,並可以在輸入數據時實現語音校對,大大方便了我們的輸入校對工作。單擊「工具」菜單下的「語音」,然後選擇「文本到語音」命令,打開「文本到語音」之後,會出現「文本到語音」的任務面板,共有五個控制按鈕,從左到右依次是「朗讀單元格」、「停止朗讀」、「按行」、「按列」和「安回車鍵開始朗讀」。如果你輸入了大量的數據信息後發現某一個數據可能輸錯了,如果是以前你可能要拿著原稿,對著屏幕一一檢查,現在好了,你可以選定要檢查的數據範圍,然後點擊「文本到語音」任務面板的「朗讀」按鈕,然後看著你的原稿,聽著Excel的朗讀就行了。既然我們的輸入有時難免出錯,為什麼不在輸入時仔細校對呢?選擇「文本到語音」任務面板的「按下回車鍵開始朗讀」按鈕,然後開始輸入,你在按回車鍵結束對一個單元格的輸入時,Excel會接著讀出的你剛才所輸入的內容,這下可好了,我們眼睛著著原稿,雙手不停地輸入,耳朵聽著剛才輸入的內容,從而充分調動眼、手、耳等器官功能,實現高速輸入。
專家點評:
我們常說:「差之毫釐,謬以千里」;可是如果是在Excel中,不查毫釐,也可能謬以千里。為什麼會這樣?原來只差了個「0」。
言歸正傳,Excel中數據的正確性無疑是非常重要的,這項「文本到語音」的功能,可不是為了做秀。

39.添加紙牌遊戲

使用Excel時間長了,感覺有點累了,讓我們休息一下,來玩一盤紙牌遊戲吧。選擇「工具」菜單下的「自定義」命令,打開「自定義」窗口,點擊「命令」標籤卡,在「類別」中選擇「工具」,從「命令」中找到有紙牌形狀且為「自定義」名稱的圖標將其拖到常用工具欄中,關閉自定義窗口,然後點擊上具欄上紙牌按鈕就可開始玩紙牌遊戲了。

Posted 2010 年 06 月 02 日 by a78325z in 電腦軟體資訊分享

Tagged with , , , , , ,

發表迴響

在下方填入你的資料或按右方圖示以社群網站登入:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / 變更 )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / 變更 )

Facebook照片

You are commenting using your Facebook account. Log Out / 變更 )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / 變更 )

連結到 %s

%d 位部落客按了讚: